Spis treści
Wykaz skrótów
Wstęp
Rozdział 1. Podróże służbowe w praktyce jednostek sektora finansów publicznych
1.1. Podróż służbowa a wyjazd niebędący podróżą służbową
1.2. Wykonywanie obowiązków służbowych poza miejscem pracy a podróż służbowa
1.3. Sposób określenia miejsca pracy pracownika
1.4. Charakter wykonywanych zadań w trakcie podróży służbowej
1.5. Różnice między oddelegowaniem a podróżą służbową pracownika
1.6. Wyjazd pracownika na szkolenie a podróż służbowa
1.7. Podróże służbowe w jednostkach spoza sektora finansów publicznych
Rozdział 2. Jazdy lokalne
2.1. Zwrot kosztów wyjazdów niestanowiących podróży służbowych
2.2. Kilometrówka
2.3. Ryczałt na jazdy lokalne
Rozdział 3. Zasady rozliczania podróży służbowych
3.1. Ustalenie, czy wyjazd służbowy to faktycznie podróż służbowa (delegacja)
3.2. Ustalenie czasu trwania podróży służbowej
3.2.1. Czas trwania podróży krajowej
3.2.2. Czas trwania podróży zagranicznej
3.2.3. Czas trwania podróży służbowej połączonej z urlopem lub innymi zdarzeniami losowymi
3.3. Środek lokomocji w podróży służbowej
3.3.1. Badania sprawności psychoruchowej pracownika
3.3.2. Odpowiedzialność pracownika wiozącego pasażerów
3.3.3. Odpowiedzialność materialna pracownika za powierzony środek transportu
3.3.4. Zmiana środka transportu bez wiedzy pracodawcy
3.4. Miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej
3.5. Polecenie wyjazdu służbowego do miejsca zamieszkania pracownika
3.6. Ustalenie odcinków krajowych zagranicznej podróży służbowej
3.7. Dokumentowanie kosztów krajowych podróży służbowych
3.7.1. Wydatki wymagające udokumentowania
3.7.2. Wydatki niewymagające dokumentowania – ryczałty
3.8. Dokumentowanie kosztów zagranicznych podróży służbowych
Rozdział 4. Obowiązujące zasady związane z naliczaniem diet w krajowych i zagranicznych podróżach służbowych
4.1. Naliczanie diet i innych należności w podróżach służbowych krajowych
4.2. Zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu diet w krajowej podróży służbowej
4.3. Zaliczki w krajowej podróży służbowej
Rozdział 5. Naliczanie diet i innych należności w zagranicznych podróżach służbowych
5.1. Zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu diet w zagranicznej podróży służbowej
5.2. Zaliczki w zagranicznej podróży służbowej
5.3. Wypłata zaliczki w zagranicznej podróży służbowej
5.4. Wypłata zaliczki w walucie obcej dla zagranicznej podróży służbowej
5.5. Wypłata zaliczki w polskich złotych dla zagranicznej podróży służbowej
5.6. Kursy walutowe stosowane do rozliczenia się z pracownikiem z odbytej podróży
Rozdział 6. Rozliczenie podróży służbowej w ujęciu podatkowym
6.1. Opodatkowanie przychodu pracownika z tytułu jazd lokalnych
6.2. Składki ubezpieczeń społecznych od przychodów związanych z jazdami lokalnymi pracownika
Rozdział 7. Uregulowania wewnętrzne w zakresie podróży służbowych – kontrola zarządcza
7.1. Zarządzenie w sprawie rozliczania kosztów podróży służbowych pracowników
7.2. Zarządzenie w sprawie rozliczania kosztów podróży służbowych osób niebędących pracownikami
7.3. Zarządzenie w sprawie ustalenia regulaminu korzystania z samochodów służbowych
7.4. Oświadczenie pracownika o poniesionych kosztach w podróży służbowej i braku dokumentów
7.5. Wniosek o wyrażenie zgody na wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych
Rozdział 8. Ewidencja księgowa rozrachunków z pracownikami w krajowej podróży służbowej
8.1. Rodzaje kursów stosowanych w rozrachunkach z pracownikami z tytułu zagranicznej podróży służbowej
8.2. Klasyfikacja budżetowa wydatków związanych z podróżami służbowymi
Rozdział 9. Szczególne zasady rozliczania kosztów podróży służbowych w jednostkach sektora finansów publicznych
9.1. Należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy
9.2. Należności w krajowych podróżach służbowych Policji
9.3. Należności w zagranicznych podróżach służbowych policjantów – wersja obowiązująca od 5.04.2019
9.4. Należności przysługujące funkcjonariuszom Służby Celno-Skarbowej z tytułu podróży służbowych
odbywanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
Rozdział 10. Zagadnienia problemowe związane z podróżami krajowymi i zagranicznymi pracowników jednostek sektora finansów publicznych
10.1. W jaki sposób rozliczyć podróż służbową, która odbywa się w dwa miejsca docelowe w dwóch krajach – czy należy podróż liczyć razem, czy osobno dla każdego kraju?
10.2. W jakich przypadkach należy pracownikowi wypłacić ryczałt za nocleg?
10.3. Jak potraktować posiłki zapewnione pracownikowi przez pracodawcę w sytuacji, gdy zapisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej przewidują połowę diety w podróży, której czas nie przekracza 12 godzin?
10.4. Jak należy rozliczyć koszty poniesione przez pracownika w podróży służbowej, która z przyczyn losowych została odwołana?
10.5. Konsekwencje nierozliczenia kosztów podróży służbowej w terminie 14 dni – jaki moment należy uznać za rozliczenie się pracownika z wyjazdu służbowego
10.6. Czy pracownik, który został wysłany w podróż służbową samochodem prywatnym wykorzystywanym do celów służbowych, musi mieć ważne testy psychoruchowe?
10.7. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych a zwrot kosztów podróży (kurs strzelecki)
10.8. Pracownik (nauczyciel) ma zniżki na środki transportu (na podstawie legitymacji). Czy pracodawca musi uwzględniać zniżki przy rozliczaniu podróży służbowej, jeśli pracownik z nich nie korzysta (np. zgubił legitymację)?
10.9. Pracownik podczas czternastodniowej podróży służbowej wraca na jeden dzień do domu. Czy czas powrotu tego dnia i przejazdu kolejnego liczy się do diety?
10.10. W jaki sposób dokonać rozliczenia wyjazdu służbowego pracownika do miejscowości, w której ten pracownik mieszka? Przykładowo pracownik mieszka w Gdyni i jedzie na szkolenie, które odbywa się w Gdyni. Czy wyjazd taki będzie rozliczony na podstawie delegacji? Czy można mu zwrócić koszty zakupu biletów autobusowych czy kilometrówkę?
10.11. Jakie są możliwe konsekwencje i odpowiedzialność pracownika wiozącego innych pasażerów?
10.12. Czy jednostka może obciążyć pracownika za spowodowanie wypadku?
10.13. Czy czas spędzony podczas podróży służbowej pracownika poza harmonogramowymi godzinami pracy na obowiązkowym szkoleniu, które jest zainicjowane przez pracodawcę, należy zaliczyć do czasu pracy pracownika?
10.14. Czy po stronie pracownika występuje przychód podlegający podatkowi dochodowemu od osób fizycznych w momencie korzystania przez pracownika z urlopu wypoczynkowego (za granicami kraju) podczas przerwanej za zgodą pracodawcy podróży służbowej? Bilety lotnicze zostały opłacone ze środków pracodawcy, w związku z czym pracownik nie ponosił kosztów dojazdu na miejsce urlopu
10.15. Testy psychoruchowe do kierowania samochodem w podróży służbowej
10.16. Pracownik zatrudniony w jednostce zlokalizowanej na terenie Polski świadczy pracę w stałym miejscu pracy określonym w umowie w Zagrzebiu na terenie Chorwacji. W jaki sposób zwrócić koszty podróży odbywanej przez tego pracownika do Polski? Który odcinek jest odcinkiem podróży zagranicznej?
10.17. Zakres skierowania na badania lekarskie dla pracownika użytkującego prywatny samochód do celów służbowych
10.18. W jaki sposób rozliczyć dietę pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy w jednostce budżetowej? Kierowca po godzinach pracy (7:00–15:00) pracuje do godziny 20:00 – w jaki sposób rozliczyć dietę?
10.19. Cena śniadania w usłudze hotelowej wyszczególniona na fakturze przekracza wartość dziennej stawki diety pracownika. Całkowity koszt usługi hotelowej razem ze śniadaniem nie przekracza dwudziestokrotności stawki diety. Czy w takiej sytuacji po stronie pracownika występuje przychód?
10.20. Czy zwrot za bilety komunikacji miejskiej w celu realizacji zadania służbowego na terenie miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, stanowi przychód pracownika?
10.21. Jakie są możliwe konsekwencje nierozliczenia kosztów podróży służbowej?
10.22. Warunki zwrotu kosztów podróży studenta lub doktoranta na uczelni
10.23. Czy w przypadku stołu szwedzkiego w podróży służbowej weganin ma zapewnione wyżywienie na szkoleniu?
10.24. Podstawa prawna odmowy odbycia podróży służbowej przez pracownika
10.25. Czy można wymusić na pracowniku posiadanie EKUZ?
10.26. Czy pracodawca może pokryć koszty parkingu w miejscowości będącej miejscowością początkową podróży służbowej?
10.27. Czy pracownik musi otrzymać zaliczkę na zagraniczną podróż służbową (miasta partnerskie i częste wyjazdy służbowe)?
10.28. Kto wystawia polecenie (jaka powinna być pieczątka nagłówkowa) podróży służbowej kierownika MOPS, w przypadku gdy przełożonym jest burmistrz zatrudniony w jst?
10.29. Opodatkowanie kosztów wizy do USA i kosztu zdjęć do wizy
10.30. Czy można udzielić pracownikowi kolejnej zaliczki bez rozliczenia poprzedniej zaliczki, jeżeli pracownik jej nie zwrócił, gdy: a) rozliczył delegację w terminie; b) rozliczył delegację po terminie; c) nie rozliczył delegacji?
10.31. Czy powrót kierowcy zawodowego samochodem do domu, a nie do pracy, będzie stanowić przychód po stronie pracownika?
10.32. Jak na rozliczenie pracownika z podróży służbowych wpływają dwa miejsca pracy wskazane w umowie i jakie należności się należą w przypadku trzydniowych wyjazdów?
10.33. Czy można wypłacić zaliczkę w innej walucie niż obowiązująca w kraju docelowym, np. zamiast EUR – USD w Indiach?
10.34. Inspektor przebywa przez 5 dni w delegacji. Jakie należności przysługują takiej osobie na terenie powiatu, który jest jej miejscem pracy?
10.35. Czy limit za nocleg w wysokości 600 zł należy traktować oddzielnie na każdy dzień podróży? Czy w przypadku łącznego traktowania średniego dziennego limitu podczas siedmiodniowej podróży można zaakceptować koszty, gdy średnio dziennie nie przekraczają one limitu?
10.36. Czy możliwe jest oddelegowanie pracownika samochodem prywatnym w momencie, gdy pracownik nie ma prawa jazdy, a kierowcą będzie np. mąż osoby delegowanej?
10.37. Jak powinna wyglądać dokumentacja wyjścia służbowego do rozliczenia biletu?
10.38. Czy opłaty za parking w zagranicznej podróży służbowej pracownik powinien opłacić w ramach 25% wartości diety przysługującej z tytułu innych wydatków, czy pracownikowi przysługuje niezależnie od diety zwrot za parking?
10.39. Zwrot kosztów dokonanych kartą prywatną w delegacji zagranicznej – w jaki sposób dokonać rozliczenia?
10.40. Choroba podczas podróży służbowej – w którym momencie następuje przerwanie biegu trwania podróży służbowej i zakończenie naliczania diet?
10.41. Jak rozliczyć dojazd na szkolenie w przypadku, gdy nie zostają poniesione wydatki na przejazd,
ponieważ osoba delegowana jedzie prywatnym samochodem z innym uczestnikiem szkolenia?
10.42. Czy pracownik może zrzec się prawa do przysługujących mu diet w trakcie podróży służbowej?
10.43. Czy prawidłowe jest wystawianie polecenia wyjazdu służbowego, jeżeli pracownik każdego dnia wraca do siedziby jednostki w celu wykonania różnych zadań służbowych przez okres 2 tygodni?
10.44. Czy obiad na szkoleniu będzie stanowił przychód po stronie pracownika?
10.45. Czy zasadny jest zwrot pracownikowi kosztów przejazdu w nocy po powrocie z podróży służbowej za przejazd taksówką, kiedy nie może on w inny sposób wrócić do domu?
10.46. Czy jest konieczność wypłacenia diety w przypadku kilkugodzinnego wyjazdu zagranicznego?
10.47. Czy wyjazd na pogrzeb pracownika samorządowego można potraktować jako podróż służbową?
10.48. Jaka dokumentacja obowiązuje przy przewozie pasażerów samochodem prywatnym?
10.49. Brak rozliczenia delegacji przez pracownika – jakie są możliwe konsekwencje?
10.50. Jak rozliczać dojazd telepracownika do miejsca pracy, który wykonuje telepracę i mieszka we Władysławowie, a siedziba firmy mieści się w Gdańsku?
10.51. Nauczanie indywidualne poza siedzibą szkoły
10.52. Pracownik spóźnił się na odjazd zaplanowanym środkiem transportu i musiał zakupić droższy bilet – czy w związku z większymi kosztami można naliczyć wyższą dietę?
10.53. Ryczałt na dojazdy w przypadku przyjazdu pracownika do siedziby pracodawcy z miejsca pracy w celu zrobienia badań lekarskich
10.54. Pracownik jedzie przeprowadzić szkolenie i zabiera ze sobą materiały – czy samochód jest traktowany jako środek transportu czy narzędzie pracy oraz czy transport jest zaliczany do czasu pracy?
10.55. Jaka kilometrówka obowiązuje w miejscu docelowym podróży służbowej w przypadku, gdy siedziba pracodawcy zlokalizowana jest na terenie Polski w Poznaniu, a stałe miejsce pracy pracownika jest wyznaczone w Zagrzebiu na terenie Chorwacji?
10.56. Pracownik każdego dnia wraca z pracy do miejsca zamieszkania – czy należy mu się zwrot kosztów przejazdu?
10.57. Urlop pracownika i zwolnienie lekarskie a wyjazd służbowy pokrywający się z dniem wyjazdu pracownika
10.58. Jaki jest termin rozliczenia delegacji, gdy pracownika nie ma przez kilka dni w pracy, ponieważ wraca i wyjeżdża w kilka podróży następujących po sobie?
10.59. Kilometrówka za wynajęty samochód za granicą – czy obowiązuje ewidencja przebiegu pojazdu oraz czy zwrot należy się do wysokości limitu obowiązującego w Polsce?
10.60. Jak prawidłowo rozliczyć dojazd sędziów do pracy?
Wzory dokumentów
Wzór 1. Umowa używania samochodu w jazdach lokalnych
Wzór 2. Oświadczenie – jazdy lokalne
Wzór 3. Polecenie wyjazdu służbowego na terenie kraju
Wzór 4. Wniosek o zaliczkę na niezbędne koszty krajowej podróży służbowej
Wzór 5. Wstępna kalkulacja kosztów zagranicznej podróży służbowej
Wzór 6. Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej
Wzór 7. Regulamin podróży służbowych pracowników
Wzór 8. Regulamin zwrotu kosztów osobom niebędącym pracownikami jednostki
Wzór 9. Regulamin korzystania z samochodów służbowych
Wzór 10. Oświadczenie pracownika o braku dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów
w podróży służbowej
Wzór 11. Wniosek o wyrażenie zgody na wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych
Wzór 12. Umowa regulująca wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych
Wzór 13. Oświadczenie pracownika o wyrażeniu zgody na wyjazd służbowy
Wzór 14. Uregulowania wewnętrzne w zakresie wyjść pracowników
Wzór 15. Ewidencja wyjść służbowych
Wzór 16. Wniosek o zwrot kosztów podróży służbowej
Akty prawne
Orzecznictwo
